Le processus Procure to Pay (P2P) se présente actuellement comme un outil stratégique pour toute entreprise. Il est généralement une solution adoptée pour les organisations qui souhaitent bénéficier de la conformité, de la performance et de l’optimisation des coûts. En d’autres termes, la définition de Procure to Pay est l’ensemble des étapes associées aux achats. Ce cycle métier inclut l’étude des besoins, l’achat, la facturation, la récupération des biens et des services demandés, ainsi que le paiement des fournisseurs. Mais le processus de Procure to Pay ne fonctionne pas de manière isolée. En effet, le P2P s’intègre à la comptabilité et à la gestion financière. Cela garantit une traçabilité complète des dépenses et un meilleur contrôle des risques liés aux traitements des factures.
Plan de l'article
Définition de Procure to Pay
La définition de Procure to Pay est simple. Il s’agit d’un processus qui consiste à relier la fonction achats dans une entreprise au paiement des fournisseurs. Cette solution peut être digitalisée ou non.
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Le déploiement du processus P2P a aussi pour but les différents flux entre l’entreprise et ses partenaires commerciaux. Cela concerne les mouvements :
- Financiers
- Administratifs
- Opérationnels
Pour mieux comprendre, n’hésitez pas à découvrir la définition procure to pay ici. Les informations partagées vous permettront de faciliter les tâches lors du déroulement de ce processus.
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Mais quels sont les éléments clés du processus Procure to Pay ? Le P2P commence par l’achat d’un produit ou d’un service. Les produits à commander dépendent des besoins de l’entreprise. Cette dernière génère ensuite les commandes d’achats en déployant un système ou un logiciel avancé.
En exploitant la technologie, elle pourra optimiser ses avantages. Ex. : automatisation des tâches liées au traitement de factures (cela augmente l’efficacité du processus et minimise les erreurs).
Si les offres proposées par les fournisseurs conviennent aux attentes de l’organisation, la validation du contrat aura lieu. Elle procède aussi à la réception des produits tout en procédant aux contrôles du respect des normes en vigueur.
Lorsque tout est en ordre, les responsables concernés s’occupent de la gestion de la facture, de la mise en correspondance avec la commande. Ils se chargent également du paiement du fournisseur et des délais de livraison.
Notez alors que le Procure to Pay constitue un processus unique qui encadre chaque étape de la chaîne d’approvisionnement ou de l’achat. La définition du Procure to Pay ou P2P garantit même une meilleure gestion des dépenses et des relations avec les fournisseurs.
Importance du processus P2P dans une entreprise
Mettre en place un processus Procure to Pay fluide et cohérent est essentielle dans les entreprises modernes. L’adoption du P2P est particulièrement recommandée à celles qui sont équipées de solutions digitales avancées. En outre, il est devenu indispensable, car il permet de :
- Favoriser la gestion des dépenses et des achats.
- Améliorer la relation avec les partenaires, c’est-à-dire les fournisseurs.
- Assurer des traitements rapides des opérations liées aux créances.
- Réduire les éventuels désagréments durant les achats.
- Garantir l’automatisation des étapes à suivre.
- Centraliser les données d’achat et de l’audit.
- Booster les performances de l’entreprise en se focalisant davantage sur les factures et le paiement.
Avec des processus Procure to Pay et Purchase to Pay biens structurés, les entreprises seront en mesure d’augmenter leur rentabilité. Cela présente des impacts positifs sur leur image de marque et leur réputation auprès des fournisseurs.
Comment se passe le Procure to Pay ?
Le processus Procure to Pay se déroule selon une suite d’étapes ordonnées. Il comprend la recherche d’un fournisseur, la commande des produits, la récupération ou l’expédition des produits et le paiement final.
Il est également soutenu par une solution technologique intégrée, parfois électronique. Cela assure l’automatisation des étapes. Le processus du P2P se passe également comme suit :
- Procure (approvisionner)
- Purchase (acheter)
- Pay (payer)
Cette première phase « Procure » permet aux responsables d’achats de définir les besoins de l’entreprise. Cela vise aussi à rechercher la meilleure source et sélectionner le bon fournisseur.
L’émission d’une commande d’achat se déroule dans la phase « Purchase ». Pour faciliter le suivi des dépenses et du stock, les entreprises peuvent utiliser des systèmes de gestion, tel qu’ERP.
À la fin, il y a « Pay » avec lequel l’entreprise effectue le paiement des factures des fournisseurs. Les équipes y intègrent ensuite les départements comptable et archivage afin d’analyser les dépenses associées.